Viele, die ein Unternehmen gründen, beginnen mit der unternehmerischen Tätigkeit erst einmal zu Hause. Vor allem um die Miete für ein Büro und andere zusätzliche laufende Kosten zu sparen. Es sei denn, es handelt sich um einen Laden, einen Handwerksbetrieb oder ähnliches, für die von Anfang an separate Räumlichkeiten zur Verfügung stehen müssen. Irgendwann, wenn der Geschäftsbetrieb anläuft, sind jedoch Büroräume für weiteres Wachstum erforderlich. Dann heißt es, sich auf dem Markt ein passendes und vor allem auch bezahlbares Mietobjekt zu suchen.
Büronebenkosten entwickeln sich zur zweiten Miete
Neben den sowieso schon vielerorts üppigen Mieten, die an den Vermieter gezahlt werden müssen, sind auch die Büronebenkosten ein Kostenfaktor, der jeden Monat zu bewältigen ist.
Zu den Nebenkosten gehören vorrangig die Strom und Heizungskosten, aber auch andere Betriebskosten. Dazu gehören Internet- und Telefonkosten, Versicherungen, Kosten für Parkplätze, ggfs. ein Sicherheitsdienst, Getränke und Büromaterialien oder die Reinigung des Büros.
Während man die Miete bei einem ausgehandelten Mietvertrag für die Mietvertragslaufzeit nicht mehr optimieen kann, besteht bei so gut wie allen Nebenkosten, die für den Betrieb des Büros anfallen, die Möglichkeit zu sparen. In jedem Fall sollten Unternehmer die Kosten daher auch ins Auge fassen, da sie im Laufe der Zeit immer mehr ansteigen können. Für die Büroreinigung findet man beispielsweise bei primaProfi günstige Angebote in allen Regionen.
Sinnvoll Kosten einsparen
So kann man zum Beispiel die Stromkosten optimieren, in dem man grundsätzlich auf elektrische Geräte und Ausrüstung achtet, die eine hohe Energieeffizienzklasse besitzen. Zu prüfen ist beispielsweise, ob wirklich immer Klimaanlagen benötigt werden. Manchmal hilft es auch die Bürofenster im Sommer zu verdunkeln, einige Wärmequellen abzustellen, einzelne Ventilatoren aufzustellen oder mit mobilen Klimaanlagen nur dort zu kühlen, wo es tatsächlich dringend ist.
Das Licht muss auch nicht immer in allen Räumen eingeschaltet sein, wenn niemand zugegen ist. Bei den Internet- und Telefonkosten ist es sinnvoll die bestehenden Verträge vor dem Einsetzen der Kündigungsfrist einmal jährlich zu prüfen, ob die Angebote hinsichtlich ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses noch marktgerecht sind. Sparen kann man auch beim Einkauf von Büromaterialien.
Einer der größten Vorteile unserer Zeit ist, dass ein Büro heute bereits weitgehend papierlos betrieben werden kann. Das bedeutet auch, dass man nicht für jede Art von Büro ein großer Kopierer anschaffen muss, da hierfür oft erhebliche Kosten im Rahmen der Wartung oder für Tinte anfallen. Muss man beispielsweise umfangreiche Verträge oder andere Dokumente kopieen, ist es mitunter sehr viel günstiger, jemanden zum nah gelegenen Copyshop zu schicken.
Schon vor Vertragsschluß auf Büronebenkosten achten
Einen nicht geringen Teil der Büronebenkosten können Gründer bereits bei der Anmietung des Büros sparen, indem sie entsprechend vorausplanen. Es sollte zum Beispiel nicht nur auf die Grundmiete geachtet werden. Viele Gewerbeverträge beinhalten zum Beispiel von vornherein zusätzliche Kosten, etwa einen Beitrag für einen Empfang im Bürogebäude, Reinigungsdienste oder einen Sicherheitsdienst. Hier muss sich das Unternehmen fragen, ob solche zusätzlichen Services tatsächlich erforderlich sind. Manche Anbieter offerieren hier auch Mietvertragsmodelle, in denen man individuell Services bei Bedarf dazu buchen kann. In nicht wenigen Fällen kommt auch ein Workspace infrage, den man nur dann nutzt, wenn man ihn wirklch braucht. Dort kann man beispielsweise auch Konferenzräume genau zu den Zeiten vorbestellen, in denen eine Besprechung stattfinden soll. So muss man keinen Konferenzraum vorhalten, der laufend und ohne ständige Nutzung zusätzliche Miet- und Büronebenkosten verursacht.
