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Büro zu Hause: So gelingt die Arbeit im Homeoffice

Von zu Hause aus zu arbeiten ist heutzutage keine Seltenheit mehr. Bei Freiberuflern gehört es schon lange zum ganz normalen Arbeitsalltag, aber auch immer mehr Angestellte kommen mittlerweile in den Genuss, zumindest ab und an in den eigenen vier Wänden zu arbeiten. Schließlich lassen sich viele Tätigkeiten dank PC und Internet von überall aus erledigen, so dass es nicht mehr erforderlich ist, jeden Tag im Büro anwesend zu sein.

Neben den Vorzügen, die das Home Office mit sich bringt – keine Anfahrtszeiten, die Möglichkeit, Termine wahrzunehmen etc. – muss man als Arbeitnehmer oder Freiberufler allerdings auch einige Herausforderungen meistern, damit die Arbeit zu Hause so gut gelingt wie im Büro.

Berufliches und Privates so streng wie möglich trennen

Die größte ist, dass man in seiner vertrauten und gewohnten Umgebung auch Gewohntes tun will. Und da das in den eigenen vier Wänden oft wenig bis gar nichts mit der Arbeit zu tun hat, kann es schwer sein, sich zu Hause auf den Job zu konzentrieren. Wenn man die Möglichkeit dazu hat, sollte man das Büro also in einem separaten Raum einrichten, der ausschließlich diesem Zweck dient. Denn durch die räumliche Trennung fällt auch die mentale deutlich leichter. Sind die Voraussetzungen dafür nicht gegeben, etwa weil man zur Miete wohnt und deswegen nicht genug Platz hat, kann man mit einem Raumtrenner Abhilfe schaffen.

Die Einrichtung des privaten Büros

Hat man die Räumlichkeiten festgelegt oder geschafften, geht es an die Einrichtung des Büros. In erster Linie sollte sie natürlich funktional sein, schließlich handelt es sich um einen reinen Arbeitsraum beziehungsweise Raumteil. Je öfter man im Home Office arbeitet, desto mehr sollte allerdings auch auf eine Wohlfühlatmosphäre geachtet werden.

Zentrales Element des eigenen Büros ist der Schreibtisch. Nach Möglichkeit sollte er in der Nähe eines Fensters aufgestellt werden, um  viel natürliches Licht nutzen zu können. Es empfiehlt sich zudem, ein in seiner Höhe verstellbares Modell zu kaufen, da man so in verschiedenen Positionen arbeiten und seinem Rücken einen großen Gefallen tun kann.

Ein guter Stuhl beugt Verspannungen vor

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Die Einrichtung des Büros sollte vor allem natürlich funktional sein.

Diesen Effekt erreicht man auch mit einem ergonomisch geformten Stuhl, der in alle Richtungen verstellbar ist. Während es beim Schreibtisch nicht unbedingt sein muss, ist hier ein solches Modell Pflicht. Schließlich verbringt man viel Zeit auf diesem Stuhl, und wenn er unbequem ist oder eben nur eine Position zulässt, wird man die negativen Konsequenzen für den Bewegungsapparat schnell spüren.

Besonders Freiberufler, die ihren gesamten Arbeitsalltag im Home Office verbringen, sollten hier also nicht an der falschen Ecke sparen. Das gilt auch für die Beleuchtung. Oft genug werden – grade in der Anfangsphase der Selbstständigkeit – Nachtschichten von Nöten sein, bei denen es essentiell ist, dass der Raum komplett und mit einem möglichst angenehmen Licht erhellt werden kann. Das klingt zwar nicht nach einer bahnbrechenden Erkenntnis, die Erfahrung zeigt jedoch, dass dieser Punkt oft unterschätzt wird.

Stauraum für Akten schaffen

Wer nur ein paar Tage pro Monat von zu Hause aus arbeitet, wird gar nicht allzu viel Stauraum benötigen. Ganz anders sieht das selbstverständlich aus, wenn der komplette berufliche Alltag dort stattfindet. Mindestens ein großes Wandregal sollte man sich dann schon zulegen, denn nichts ist ärgerlicher, als Zeit mit Suchen zu verschwenden – zumal das eben sehr leicht zu verhindern ist. Ordnung ist das halbe Leben – im Büro vielleicht sogar noch etwas mehr.

Für kleine Utensilien, die man beim Arbeiten oft braucht, für die der Platz auf der Arbeitsplatte aber nicht ausreicht, sollte man sich einen kleinen Rollkoffer mit Schubladen unter den Schreibtisch stellen. So sind diese Dinge immer schnell griffbereit, ohne für Unordnung zu sorgen.

Sitzmöglichkeiten für Gäste bereitstellen

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Be Kundenkontakt im Home-Office, sollte man den Raum so einrichten, dass Gäste sich dort auch wohl fühlen.

Dieser Punkt richtet sich vornehmlich an Freiberufler, die sich ihren Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden schaffen. Denn anders als Arbeitnehmer können sie damit rechnen, dass es im Home Office auch zu Kundenbesuchen kommt. Dementsprechend muss der Raum auch eingerichtet sein, repräsentiert er doch das gesamte Unternehmen. Zusätzlich zum Schreibtisch sollte es auf jeden Fall eine separate Sitzgruppe geben, auf der Verhandlungen und Ähnliches stattfinden. Zum einen wirkt das professioneller, zum anderen begibt man sich damit auf Augenhöhe mit dem Kunden. Dadurch, dass der Schreibtisch als Trennelement wegfällt, schafft man zudem eine vertrautere Atmosphäre, was bei Verhandlungen äußerst hilfreich sein kann.

Findet im Home-Office Kundenkontakt statt, sollte man den Raum wie oben bereits kurz angedeutet auch so einrichten, dass Gäste sich dort wohl fühlen. Das erreicht man mit Bildern oder anderen Dekorationselementen oder auch mit Pflanzen. Wichtig ist vor allem, dass man den Eindruck eines reinen Arbeitszimmers aufweicht – schließlich ist es in diesem Fall keines mehr.

Die technische Ausstattung des Home Office

Zu guter Letzt muss das Büro – einmal mehr besonders bei Freiberuflern – auch technisch so gut ausgerüstet sein, dass alle anfallenden Arbeiten schnell und einfach erledigt werden können. Das Allerwichtigste ist – keine Überraschung – ein Computer mit stabiler Internetverbindung. Ohne dauerhaft online zu sein, findet man heute in den meisten Branchen im wahrsten Sinne des Wortes keinen Anschluss.

Das gilt nach wie vor auch für ein Telefon. Auch wenn sich ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation mittlerweile im Netz abspielt, ist ein kurzes Telefonat noch immer die beste Option, wenn etwas schnell besprechen muss. Auch beim Kundenkontakt ist es von Vorteil, da es eine persönlichere Ebene bietet als eine E-Mail.

Ebenfalls aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken ist ein Drucker. Gerade weil viele Dinge ausschließlich in digitaler Form übermittelt werden, ist es immer gut, die Möglichkeit zu haben, sie zu Papier zu bringen und seinen Kunden etwas „Handfestes“ mitgeben zu können.

Die richtige Software macht Vieles leichter

Fast genauso wichtig wie gute Hardware ist, dass man die passenden Software-Lösungen zur Verfügung hat, um die Arbeit im Home-Office gut erledigen zu können. Wer als Angestellter daheim arbeitet, hat diese meist ohnehin, da er entweder einen Firmenlaptop mit nach Hause nimmt oder über die Cloud auf alle Programm zugreifen kann, die er benötigt.

Freiberufler haben allerdings auch bei diesem Punkt andere Voraussetzungen. Die Software, die sie für das Kerngeschäft brauchen, kennen sie natürlich und werden sie sich auch zulegen. Sie müssen allerdings auch die Unternehmensführung von Anfang an mit größter Sorgfalt betreiben, um am Ende des Geschäftsjahres keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.

Dabei helfen können verschiedene Programme, die diese komplizierten Aufgaben so leicht wie möglich gestalten. Ob es um die Buchhaltung, die Auftragsbearbeitung oder das Erstellen korrekter Rechnungen geht: In allen Bereichen gibt es praktische Helfer, die dafür sorgen, dass diese Dinge auch ohne großartige Erfahrung schnell und effizient erledigt werden können.